Zarządzanie czasem i priorytetami

PROGRAM:

Najlepsze praktyki i wzorce w zarządzaniu czasem i priorytetami
• Cele firmy, menedżera i poszczególnych pracowników
• Zarządzanie czasem poprzez cele
• Ustanawianie celów w szerszym kontekście firmy i własnych celów życiowych – kompatybilność celów, a czas
• Jak przejąć kontrolę nad swoją pracą i zdefiniować własne oczekiwania i wymagania

Ćwiczenia:
• Analiza indywidualnych celów, praca na wybranych przykładach
• Symulacje rozmów planujących z pracownikami, planowanie zgodnie z Celami Firmy
• Opcjonalnie: Test ról M.Belbina

Proces wytyczania celów i priorytetów
• Definiowanie celów – warunki poprawnie sformułowanego celu
• Jakie cechy powinny charakteryzować zamierzone cele
• Na co należy zwrócić uwagę przy formułowaniu swoich celów
• Pisemne ustalanie celów – dlaczego pisemne planowanie jest skuteczne?
• Kontrola i weryfikacja osiąganych celów - w jaki sposób przetestować swoje cele
• Wyznaczanie celów krótkoterminowych i perspektywicznych
• Techniki Planowania i Technika Punktów Kontrolnych

Ćwiczenia:
• Planowanie celu
• Technika punktów kontrolnych
• Cele krótko i długoterminowe – specyfika ich wyznaczania

Zasady zarządzania priorytetami
• Zasada Eisenhowera i Paradoks Pareto. Prawo wyczucia czasu Maxwella.
• Zasady realizacji zadań. Metoda salami, czyli o szczegółowości w wyznaczaniu zadań
• Zadania ABC, procentowy udział w czasie różnych zadań i działań
• IRA czyli Indywidualny Rytm Aktywności

Ćwiczenia:
• Użycie Matrycy Eisenhowera w odniesieniu do własnych działań
• Zasada 80/20 w zarządzaniu priorytetami
• Wykreślanie osobistego IRA
• Praktyczne stosowanie metody ABC

Zarządzanie sobą w czasie a stres
• Jak oszczędzać czas oszczędzając sobie stresu i jak się nie stresować czasem
• Indywidualne i organizacyjne źródła stresu
• Skuteczne zarządzanie stresem w czasie
• Stres menedżerski

Ćwiczenia:
• Model efektywnego planowania  bezstresowego w oparciu o linie czasu
• Radzenie sobie ze stresem menedżerskim – metody długofalowe
• Sposoby „na cito” – czyli jak zapobiec stresowi „tu i teraz” (np. Akupresura oczu, Przeformułowanie i inne)

Menedżer skutecznie zarządzający czasem swoim i swoich pracowników
• Planowanie czasu pracowników
• Matryca Von Mansteina – właściwe wybory
• Matryca Zieleniewskiego w zarządzaniu czasem zespołu

Ćwiczenia:
• Planowanie celów z pracownikiem w oparciu o Cykl komunikacyjny
• Zastosowanie Matrycy Zieleniewskiego

Efektywne zarządzanie swoją pracą w planowaniu przebiegu dnia
• Ile czasu powinni Państwo poświęcić na planowanie swoich codziennych zadań
• Jak ustalać priorytety pod względem ich ważności i pilności:
• Organizacja pracy poprzez planowanie efektywnych bloków pracy

Ćwiczenia:
Ćwiczenie „List”

Przeszkody w zarządzaniu sobą w czasie
• Jak realistycznie wbudować swój plan czasowy, z uwzględnieniem tzw. „złodziei czasu” ?
• Wypracowywanie efektywnych strategii przeciwdziałania zakłóceniom w toku pracy
• Jak skutecznie pozbyć się leżących wszędzie karteczek z zanotowanymi „sprawami do zrobienia”
• Identyfikacja złodziei czasu w pracy menedżera
• Złodzieje czasu w kontekście mojej pracy, pracy moich pracowników oraz firmy
• Jak zapobiegać powstawaniu „złodziei czasu”
• Kontrola i wpływ jako czynniki niwelujące powstawanie barier czasowych
• Strategia odkładania spraw na później

Ćwiczenia:
• Radzenie sobie ze Złodziejami Czasu
• Metody walki z odkładaniem i odwlekaniem

Rola menedżera jako delegującego zadania
• Korzyści z delegowania
• Poziomy delegowania
• Przyczyny niedelegowania
• Problemy z delegowaniem i jak je rozwiązywać
• Co należy a czego nie można delegować?

Ćwiczenia:
Ćwiczenie „Seminarium”

Prowadzenie spotkań z pracownikami a oszczędność czasu
• Wykorzystanie swojej roli moderatora - kto moderuje, ten kontroluje czas i porządek spotkania
• Jak można zastosować sprawdzone w praktyce techniki prowadzenia zebrań – prowadzenie zebrań tematycznych i organizacyjnych
• Jak prowadzić dyskusję i wskazywać uczestnikom rozwiązania i decyzje
• Spotkania zgodne z Cyklem Komunikacyjnym opartym o ROM

Ćwiczenia:
Case'y. Symulacje rozmów w oparciu o cykl komunikacyjny w kontekście dobrego Zarządzania Czasem

Mieć lub nie mieć czasu – wybór należy do Ciebie
• Jak być swoim własnym „Coach'em czasowym”
• Jak organizować przebieg pracy jako „system elastycznego porządku” i lepiej wykorzystywać rezerwy czasowe
• Wpływ motywacji w zarządzaniu sobą w czasie
 Motywacja wewnętrzna – spójne cele -
 Motywacja zewnętrzna – rola - menedżera jako delegującego zadania
• Czas jako stresor i sposoby radzenia sobie z czynnikiem stresu
• Równowaga między czasem wolnym i pracą – jak ją uzyskać?
• Modelowanie nowych zachowań

Ćwiczenia:
• ASP - Analiza stylu pracy, wnioski i korekty
• Analiza czasu wolnego (podział czasu na poszczególne zadania a motywacja)
• Na przyszłość : Analiza sposobów w jaki będziemy gospodarować czasem od dziś, krótki przegląd metod antystresowych (opcjonalnie)

Ceny:
do 12-10-2007 - 3295 PLN + 22% VAT
od 13-10-2007 do 23-11-2007 - 3495 PLN + 22% VAT
od 24-11-2007 - 3795 PLN + 22% VAT

Kontakt
Karolina Sierocińska- Acha
kierownik projektu
tel.: 022 420 55 91
karolina.sierocinska@iir.pl